电子账簿保存法（电账法）是一部规定了将账簿、发票等国税相关文件以电子数据形式保存时规则的法律。特别是“电子交易数据保存”自2024年1月起成为义务，所有个人事业主、法人均在适用范围内。不过，小规模事业者要做的事情很简单。本文将附上国税厅出处，通俗易懂地梳理“到底该做什么”。
① 电账法有3个制度。“电子账簿等保存”“扫描保存”为任意，只有“电子交易数据保存”为义务（2024年1月起）[国税厅]。
② 属于义务的是通过邮件或网络收到／发送的发票、收据、订单等“电子数据”。要将其以数据形式保存（仅打印成纸张保存是不行的）。
③ 需要做到的是(A)防篡改和(B)可检索的状态。
④ 若基准期间的销售额在5,000万日元以下，则无需满足检索要件。此外，在具有“相当理由”的情况下还有宽限措施[国税厅]。
电子账簿保存法的3个类别
| 类别 | 对象 | 义务／任意 |
|---|---|---|
| ① 电子账簿等保存 | 将用会计软件等制作的账簿、决算书以数据保存 | 任意 |
| ② 扫描保存 | 将以纸张收到的收据、发票扫描保存 | 任意 |
| ③ 电子交易数据保存 | 以数据形式收发的发票、收据、订单等 | 义务（2024年1月起） |
也就是说，以纸张收到的收据仍可像以往一样保持纸张形式保存即可（扫描为任意）。被义务化的只有③[国税厅]。
作为义务的“电子交易”是什么？
将发票、收据、订单、合同等以电子数据形式往来的，即为“电子交易”。例如下列这些。
- 通过邮件以PDF形式送达的发票、收据
- Amazon、乐天等网络购物的购买记录、收据（需下载的）
- 信用卡或交通IC卡的使用明细（网页）、各类云服务的发票
这些自2024年1月起，需要以数据形式保存。截至2023年底为止，“打印成纸张保存”也曾被认可，但该过渡措施（宽宥措施）已经结束[国税厅]。
保存所需的2项要件
(A) 防篡改（真实性）
满足下列任意一项即可[国税厅]。
- 附加时间戳
- 以能保留订正・删除历史（或无法订正删除）的系统保存
- 制定并运行“事务处理规程”（国税厅公开了Word模板。是可零成本应对、最简便的方法）
(B) 可检索的状态（可视性）
原则上，要能够通过①交易年月日・金额・交易对象检索／②日期或金额的范围指定／③两个以上项目的组合来检索[国税厅]。也可以采用将文件名统一为“20260610_5万日元_〇〇商事”这样的形式，并用电子表格软件制作索引的方法来应对。
小规模事业者的负担减轻（特例・宽限）
- 检索要件的免除：基准期间（原则为2年前）的销售额在5,000万日元以下的事业者，只要能够应税务人员下载数据的要求，就无需满足检索要件[国税厅]。
- 宽限措施（永久）：如果具有无法遵从保存要件的“相当理由”，且能够同时应对①数据下载的要求与②输出书面（整齐・清晰）的出示，则即使不满足防篡改・检索要件，也认可数据保存[国税厅]。
对于许多个人事业主・小规模法人来说，只需“按既定规则将数据以文件夹形式保存，并备好事务处理规程”，在实务上就足够了。
不应对会怎样？
如果没有妥善保存电子交易数据，可能成为蓝色申报核准被撤销的对象，此外若存在伪装・隐瞒，则会被加征10%的重加算税等，存在这些风险。不过，在具有无法满足保存要件的“相当理由”时有前述的宽限措施，因此第一步是不删除数据、予以保留，并确定规则加以整理[国税厅]。
常见问题
以纸张收到的收据也需要扫描吗？
不需要。以纸张收到的文件，仍可像以往一样保持纸张形式保存（扫描保存为任意）。被义务化的只有“以数据形式收发的电子交易”的保存。
把邮件里的PDF发票打印出来保存不行吗？
2024年1月以后，电子交易数据需要“以数据形式”保存。原则上不认可仅保存打印出来的纸张（不过在具有相当理由时有宽限措施）。
个人事业主也是适用对象吗？
是适用对象。无论法人还是个人事业主，所有进行电子交易的事业者都是适用对象。不过若基准期间的销售额在5,000万日元以下则无需检索要件等，针对小规模者有负担减轻措施。
可以不花钱应对吗？
可以。防篡改只要备好国税厅公开模板的“事务处理规程”即可应对，保存只需确定文件名规则并以文件夹管理即可，因此用免费的方法也能满足要件。
数据出处
- 3个类别・电子交易的义务化・保存要件・检索要件・特例・宽限措施：国税厅 电子账簿等保存制度特设网站（日文）
※本文为一般性信息提供，并非税务上的建议。要件的适用及个别判断因情况而异，请在采取应对措施前向国税厅的特设网站或税务署、税理士确认。